L’incontro preliminare consente di differenziare i provvedimenti a cui le parti aderiscono da quelli che si chiudono per mancata partecipazione delle parti.

1. Se le parti invitate sono presenti ovvero hanno aderito per iscritto alla mediazione e se, in ogni caso, hanno corrisposto quanto dovuto, il mediatore concorda con le parti una nuova data per la prosecuzione della  mediazione.
    
2. Se le parti non sono invece presenti all’incontro preliminare e nemmeno hanno previamente comunicato per iscritto di aderire alla mediazione, pagando nel contempo il corrispettivo per il servizio, il mediatore dichiara chiusa la procedura, redigendo il relativo verbale negativo.
   Se nemmeno compare la parte istante, il mediatore dichiara chiusa la procedura per rinuncia di quest’ultima alla mediazione.

Per ottimizzare i tempi le parti possono inviare il legale di fiducia all'incontro preliminare, per poi organizzare la loro presenza solo se la mediazione si svolgerà effettivamente in una data condivisa (non fissata autoritativamente da un terzo).

La comunicazione dell'incontro preliminare viene inviata - a cura della segreteria Aequitas Adr ovvero del mediatore nominato dal responsabile - agli indirizzi specificati nella domanda di mediazione dalla parte istante. In loro mancanza, ovvero in caso di inesattezza, Aequitas Adr non svolge indagini di sorta per individuare gli indirizzi corretti.

La comunicazione contiene anche l’indicazione della somma che le parti devono versare prima che la mediazione abbia corso, determinandola sulla base del vigente Tariffario e liquidandola provvisoriamente alla luce del valore della domanda indicato dalla parte istante.

Tutte le domande di mediazione sono numerate progressivamente e registrate in ordine cronologico in apposito elenco, unico per il territorio nazionale.